八達嶺山莊業(yè)主委員會檔案管理制度
北京八達嶺山莊業(yè)主委員會檔案管理制度
(20**年*月*日業(yè)委會會議通過)
第一條 所有檔案資料,由業(yè)主委員會指定專人負責保管。
第二條 各種檔案資料應分類進行登記、編號,妥善保管。
第三條 檔案室設在物業(yè)樓二層。
第四條 檔案資料主要包括:
(一)各類會議記錄、紀要;
(二)業(yè)主大會、業(yè)主委員會作出的決議、決定等書面材料;
(三)各屆業(yè)主委員會產生、備案的材料;
(四)山莊內所有建筑物產權清冊及業(yè)主聯(lián)系方式;
(五)訂立的物業(yè)管理服務合同;
(六)山莊標識,有關法律、法規(guī)和業(yè)務往來文件;
(七)業(yè)主和使用人的書面意見、建議書;
(八)維修資金收支情況清冊;
(九)會議錄音、錄像、照片等;
(十)竣工總平面圖,單體建筑、結構、設備竣工圖,配套設施、地下管網工程竣工圖等竣工驗收資料;
(十一)設施設備的安裝、使用和維護保養(yǎng)等技術資料;
(十二)物業(yè)工程驗收和質量保修文件,物業(yè)使用說明文件;
(十三)物業(yè)管理所必需的其他資料,包括物業(yè)交費統(tǒng)計表、物業(yè)經營開支統(tǒng)計表、物業(yè)服務人員花名冊等;
(十四)其它有關材料。
第五條 委員因工作需要須查閱檔案資料,并認真填寫檔案查閱單,不得將資料帶出檔案室。
第六條 業(yè)主查閱檔案資料,須經兩名業(yè)委會委員簽字同意,并辦理查閱手續(xù),不得將資料帶出檔案室。
第七條 查閱檔案的委員和業(yè)主應尊重業(yè)主的隱私權,依法保守秘密,若泄密依法承擔全部責任。
第八條 因管理不當,發(fā)生檔案資料遺失或殘缺,檔案管理人員的應承擔相應責任并賠償由此產生的損失。
第九條 本制度經業(yè)主委員會會議通過,按照《議事規(guī)則》第二十六條公示后生效。
