某某廣場物業住戶檔案管理制度
某廣場物業住戶檔案管理制度
管理處的服務過程是小區管理的最基本的組成部分。負責公共區域各樓層的各項服務場地管理,也是面對住戶各類服務關系。管理處的工作又是銷 售工作的延續。其工作質量的優劣還會影響到日后住戶對管理處的形象。
1.管業部的主要住戶管理任務:
管業部的主要任務就是'服務'。只有健全住戶檔案及服務內容,才 可能滿足各住戶的需求。
2.管業部住戶管理的日常工作包括:
'及時上行下達住戶與管理之間的知識、報告、通知、通報,傳送文件應及時、準確,認真地登記并制作各種表格。
'協調與住戶之間的關系,加強橫向溝通;
'做好與住戶有關各類文件的檔案工作,并定期整理,以備隨時查詢及跟進;
'接聽住戶投訴,解決住戶投訴;
'接聽住戶工程報修電話,及時聯系修復;
3.住戶檔案管理
住戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環節。一般
住戶檔案包括以下的資料:
1)收集住戶單位資料
2)住戶繳費記錄包括各樣應付之押金
3)住戶裝修工程文件
4)住戶遷入時填具之資料
5)住戶資料補充
1.住戶聯絡資料
2.緊急事故聯絡人的資料
3.管理人員在日常職務常與住戶人事變遷資料
6)住戶與管理處往來文件
7)住戶違規事項與欠費記錄
8)住戶請修記錄
9)住戶投訴記錄
10) 住戶單位有關的工程檔案(與二次裝修工程有關資料)
