某物業(yè)管理公司費用報銷管理辦法
物業(yè)管理公司費用報銷管理辦法
為降本增效,實現(xiàn)利潤最大化,規(guī)范管理工作,提高管理水平,根據(jù)大華集團財務(wù)管理制度,結(jié)合我公司實際情況,制定本辦法。
現(xiàn)報銷及對外付款嚴格遵守“財務(wù)一支筆”原則,在集團公司對地產(chǎn)常務(wù)副總經(jīng)理的授權(quán)范圍內(nèi),所有的費用報銷、對外付款由地產(chǎn)常務(wù)副總經(jīng)理簽字批準后辦理,如地產(chǎn)常務(wù)副總經(jīng)理外出期間急需辦理的事項,須通過電話請示,經(jīng)批準后辦理,并于事后及時補簽。超過授權(quán)范圍的事項必須由集團公司領(lǐng)導(dǎo)加簽后方可辦理。
一、業(yè)務(wù)招待費
業(yè)務(wù)招待費是指公司/管理處因工作及業(yè)務(wù)需要對外應(yīng)酬和招待客戶所發(fā)生的各種費用支出。
1、業(yè)務(wù)招待費的開支必須以“小額、合理、必需”為原則,嚴格掌握開支范圍和開支標準。
2、公司主辦的各類會議,確因需要開支會務(wù)費用(租用場地等),應(yīng)由有關(guān)部門事先擬訂預(yù)算計劃并報地產(chǎn)常務(wù)副總經(jīng)理審核批準后,方可報銷。
3、因經(jīng)營管理活動需要購買小額禮品的,由行政部統(tǒng)一采購、統(tǒng)一報銷并做好禮品領(lǐng)發(fā)記錄,公司計劃財務(wù)部有權(quán)查帳審核。
4、因業(yè)務(wù)往來須在公司餐廳用餐者,依據(jù)行政部的相關(guān)規(guī)定報批后,使用公用飯卡消費。
4、各部門需開支業(yè)務(wù)招待費時,須先報分管領(lǐng)導(dǎo)批準,并嚴格控制預(yù)算。
5、宴請標準必須嚴格控制,具體標準(含飲料等費用)按具體情況另定,如特殊需要超過標準,須經(jīng)地產(chǎn)常務(wù)副總經(jīng)理批準方可報銷。
6、在外地出差期間,如確實需要發(fā)生的業(yè)務(wù)招待費用,須先請示地產(chǎn)常務(wù)副總經(jīng)理,如特殊情況須請示集團分管副總裁或總裁認定、批準(包括:事先申請、電話請示)。回公司后根據(jù)規(guī)定辦理報銷手。
二、差旅費用
差旅費是指公司員工因工作需要,經(jīng)同意出差所發(fā)生的各項費用。
1、因工作需要在市內(nèi)出差,不能趕回位就餐的,由部門主管確認,可報銷誤餐補助費,報銷標準為10元/人/次。
2、市內(nèi)因公外出交通費:
公司員工原則上由公司派車(提前一天預(yù)約)或乘公交車,如確因工作需要乘坐出租車的,需先向行政人事部提出申請,由所在部門主管確認,行政人事部批準。
3、因公到外省、市出差、開會費用。
(1)交通工具:汽車、火車、飛機、輪船,根據(jù)工作需要而定,參照**集辦字(2003)第2號文件中有關(guān)規(guī)定制定具體標準如下:
住宿費標準伙食費及交通費補助
職級火車輪船飛機
(元/天)(元/天)
物業(yè)經(jīng)理硬臥三等艙經(jīng)濟艙300100
部門經(jīng)理及主管
硬座(硬臥)三等艙經(jīng)濟艙20080
(含小區(qū)經(jīng)理)
其他工作人員硬座(硬臥)四等艙經(jīng)濟艙15050
注:1、到北京、珠海、深圳等特殊地區(qū)出差的住宿費標準和出差補助比照上表上浮30%執(zhí)行。
2、如因工作特殊,經(jīng)地產(chǎn)常務(wù)副總經(jīng)理批準,乘坐交通工具可提高一級檔次。
(2)部門經(jīng)理及主管和其它工作人員,乘坐硬臥的規(guī)定如下:
白天乘坐火車,連乘車時間不超過8小時(早上6:00-下午18:00)的,不得購買硬臥車票;
夜間乘坐火車,連乘車時間超過6小時(下午18:00以后)以上的,方可購買硬臥車票。
4、如多人同行,為方工作,交通工具及住宿標準經(jīng)同行職級最高人士同意,可按同行中最高職級人士之標準執(zhí)行;
5、出差人員費用須填制大華集團統(tǒng)一制定的差旅費報銷,在規(guī)定的開支標準范圍內(nèi)憑發(fā)票實報實銷。
6、伙食費與交通費補貼按相應(yīng)定額包干標準和出差的自然天數(shù)計算報銷。享受補貼的人員一般不再另外報銷餐費及交通費,如因工作需要另外報銷餐費及交通費者,須經(jīng)地產(chǎn)常務(wù)副總經(jīng)理批準。
三、通訊費用
因工作需要,發(fā)生的通訊費用按公司規(guī)定的限額憑報銷,不超出限額的部分實行實報實銷,超額部分由本人承擔。
1、報銷標準:參照大華集辦字(2003)第3號文件,結(jié)合我公司實際,制定移動電話報銷限額如下:
(1)物業(yè)經(jīng)理:150元/月
(2)公司職能部門主管、管理處經(jīng)理、管理處助理、主管:50元/月(注:公司計劃財務(wù)部會計比照職能部門主管報銷限額執(zhí)行)。
(3)管理處保安班長:30元/月
2、資格審核與批準程序:
(1)以上范圍的人員及其報銷標準由行政人事部統(tǒng)一申請報地產(chǎn)常務(wù)副總經(jīng)理后,轉(zhuǎn)集團行政部審核并呈交集團分管副總裁批準。
(2)超出以上范圍的人員確因工作需要報銷移動電話通訊費,或以上人員因工作特殊需增加限額,由本人申請報地產(chǎn)常務(wù)副總經(jīng)理特批后,轉(zhuǎn)集團行政部審核并呈交集團分管副總裁批準。
四、物料購置的報銷
物料主要是指經(jīng)營性消耗材料、固定資產(chǎn)、辦公用品,勞動保護中的勞防用品等。
1、固定資產(chǎn)的費用支出及管理辦法另發(fā)規(guī)定執(zhí)行。
2、經(jīng)營性消耗材料、辦公用品等采購流程參照《物資采購操作規(guī)程》相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
3、物料購置的報銷,必須按規(guī)定建立必要的收發(fā)制度,嚴禁以購代領(lǐng)。凡未建立物料收發(fā)制度或未辦理物料入庫手的,公司計劃財務(wù)部有權(quán)拒絕報支。
4、公司計劃財務(wù)部應(yīng)不定期地檢查倉庫物料,確保帳、卡、物一致。
五、專項工程的費用
1、專項工程的費用嚴格按照簽訂的合同付款,確有超出合同金額的部分須另行簽訂補充協(xié)議,合同付款支出按照大華集通字(2005)第4號文件執(zhí)行。
2、臨時發(fā)生的專項開支,在不突破年度預(yù)算計劃的前提下,經(jīng)地產(chǎn)常務(wù)副總經(jīng)理批準后,由公司計劃財務(wù)部審核后列支。
六、會議費
1、根據(jù)工作需要到外省、市地區(qū)參加的各類會議,須憑相關(guān)的會議通知,經(jīng)集團公司分管副總裁批準;
2、根據(jù)工作需要,由集團統(tǒng)一組織的會議,憑集團公司統(tǒng)一下發(fā)的會議通知列支會議費。
七、圖書資料費用
各部門可根據(jù)業(yè)務(wù)、工作需要購置專業(yè)書籍,但需事先向公司行政人事部提出申請批準,購買后經(jīng)驗收并辦理登記、借閱手續(xù)后方可報銷。
八、培訓費用
1、屬個人提出的業(yè)余學習或半脫產(chǎn)學習,一般不予以費用報銷。該學習確因崗位必須,須事先向部門主管提出申請,經(jīng)部門主管同意后,報公司行政人事部審核,由地產(chǎn)常務(wù)副總經(jīng)理批準。
2、各類與本崗位工作相關(guān)的員工赴外培訓,由員工個人申請、逐
級報批,培訓費用先由個人交付,培訓結(jié)束后憑證書及合格成績經(jīng)所在部門主管簽字認可和公司行政人事部審核后,按公司有關(guān)規(guī)定報銷。
九、公司計劃財務(wù)部嚴格按照預(yù)算計劃對各項成本費用進行控制
十、現(xiàn)金報銷及對外付款須按照流程進行流轉(zhuǎn)。
十一、附則
