物業(yè)服務(wù)公司采購管理辦法3
物業(yè)服務(wù)公司采購管理辦法(三)
1目的
為了控制公司支出成本,維持物資耗用低水平,提高資源利用,同時保證物資及時供給,特制訂本辦法。
2范圍
全公司范圍。
3采購分類
3.1關(guān)鍵物品:直接為客戶提供服務(wù)且對服務(wù)質(zhì)量有重要影響的物品;單件物品價格昂貴的物品。
3.2一般物品:對服務(wù)質(zhì)量影響較小的輔助材料或低值易耗品。
3.3服務(wù)供方:非我司直接管理,但其人員或物品直接為我司提供相關(guān)服務(wù)方。
4采購供方的選擇
4.1關(guān)鍵物品及服務(wù)供方的選擇應(yīng)填寫《供方合同履行能力評審表》,附營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)產(chǎn)品合格證書及其他證明其具備履行能力的證明資料,提交評審小組,經(jīng)評價符合即可列入《合格供方一覽表》。
- 關(guān)鍵物品進入實際采購階段應(yīng)填寫《申購單》。
- 服務(wù)供方進入實際采購階段應(yīng)填寫《印章及付款申請表》。
4.2一般物品,經(jīng)采購驗收合格后即可列入《合格供方一覽表》。實施一般物品采購時需填寫《申購單》,審批流程見后。
4.3管理中心組織每年11月份對《合格供方一覽表》進行一次重新評價,并制定新的《合格供方一覽表》,報總經(jīng)理室審批。
每年9月份對供方進行一次跟蹤重新評價,填寫《供方合同履行能力評審表》,不符合的應(yīng)直接從合格供方表中取消,如因特殊情況留用,應(yīng)由評審小組提交說明報總經(jīng)理室批準。
5采購審批
5.1采購計劃
月度采購應(yīng)在每月12日進行庫存盤點后,附《庫存物品盤點表》及當(dāng)月《物品消耗單》,在三個工作日內(nèi)將下一個月度的《物資采購計劃表》提交至總公司審批。
5.2分類采購復(fù)核
工程類:項目工程部填報-總公司工程部經(jīng)理復(fù)核;
運營類:客服/秩序維護部填報-物業(yè)項目經(jīng)理復(fù)核;
行政類:行政助理填報-總公司行政人事經(jīng)理復(fù)核。
分類采購經(jīng)相關(guān)職能經(jīng)理級崗位復(fù)核后,正式進入采購審批及實施流程。
5.3采購審批流程圖
5.3.1總公司采購流程圖
5.3.2分公司采購流程圖
6相關(guān)文件
采購過程中,應(yīng)嚴格審核可能所涉及到的相關(guān)文件:
l采購合同
l產(chǎn)品圖樣/樣板
l產(chǎn)品規(guī)格、標準
l技術(shù)服務(wù)協(xié)議/合同等(如有)
7附錄
l物資采購計劃表;
l申購單
l合格供方一覽表
l供方合同履行能力評審表
l物資物品分類表
l付款及印章使用申請表
