g園物業檔案資料管理規定
佳園物業管理有限公司
檔案資料管理規定
根據國家檔案法和檔案管理規定,為進一步提高管理處文檔管理工作的質量和管理水平,確保文檔的完整與安全,特制定本規定:
1. 管理處文檔管理員專職負責管理處所有文件(通知、規定、公函、總結、報告、通報、會議紀要等)及資料(技術圖紙、說明書、手冊、聲像、員工檔案、市府法規、車輛檔案等)的收集、存檔和保管工作,做到資料系統、準確、完整。
2.保密級文件由資料管理員妥善保管,不得散播其內容,未經領導批準,任何人不得翻閱、復印、或帶離辦公室。
3.文件資料存檔時要進行合理分類,做到標識清楚,查找方便,并注明保存期限。
4.定期檢查存檔文件,過期的文件資料,經管理處領導批準后,做銷毀處理。
5.管理處購置的重要設備到貨時,會同有關部門,檢查驗收說明等材料,并及時歸檔。
6.管理處各項活動拍攝的照片、聲像材料,必須在活動結束后一周內整理完整,注明時間、地點、來賓姓名、活動內容,交資料室保存。
7.政府往來文件、公司下發的文件須按類別及時存檔,保證資料的完整性。
8.管理處內部發文須由資料員對格式、方法等方面進行審核,編發文號,并在電腦內保存后,交部門經理批準,方可按規定發送,同時發文原件由資料室存檔。
9.文件、資料的借閱須按公司有關文件的規定執行,由資料員負責完善借閱手續。
