廈門s物業管理公司垂直指揮系統規定
廈門**物業管理公司垂直指揮系統
l 必須準確自如。
l 一個上級的原則。(指揮行為)
l 服從的原則。
l 逐級的原則。
一、 垂直指揮系統的依據
垂直指揮系統以組織系統表(機構圖)為序列,以崗位描述為依據。
二、 垂直指揮的原則
(一) 服從指揮的原則
l 沒有服從,就沒有管理。
在一般情況下,下級無權判斷上級的對錯,上級的對錯由上級的上級來裁定。
(二) 一個上級的原則(指揮行為)
每個崗位、每個人只有一個上級,只服從一個上級的指揮,只向一個上級報告。
(三) 逐級的原則
l 上級對下級可以越級檢查不能越級指揮。
下列情況,可以越級指揮:
1) 緊急情況
上級領導沒有找到他的直線下級,不能眼看著損失發生,即可越級指揮。
2) 直接下屬表示或實際上不服從指揮
直接下屬用種種理由不貫徹執行上級的指示,任何領導都有權越級直接指揮。這種情況發生后,直接下級應該表示自己錯了或辭職。
3) 下級無力完成上級安排的任務
4) 必要的情況下,進行整體指揮
l 下級對上級可以越級申訴,不能越級報告。
申訴和報告的界定是:
報告是在正常情況下,向直接上級請示工作取得指示。
申訴是告狀。
申訴只有在以下三種情況下是被認為合法的。
1) 上級有貪污、盜竊、違法亂紀的行為。
2) 上級有重大出賣和危害公司的行為。
3) 上級濫用職權,對申訴者有重大不公正的行為。
以上三種情況,如果屬實,即可成立。如屬誣告,申訴者必須對此負責。
三、 垂直指揮的類型
1、 單向指揮
只與單個的直接下級有關。
2、 多項指揮
與兩個或兩個以上直接下級有關。
3、 整體指揮
命令同時發給下屬各級人員。也就是說,命令內容與各級下屬都有關聯。
例:總經理宣布調整工資方案。
4、 在緊急情況下的現場指揮
當發生緊急事件時,有現場最高級別的管理人員負責現場指揮,并及時上報上級。
四、 垂直指揮的常用形式
1、 命令
命令一般分為口頭命令和書面命令兩種。
口頭命令主要是指面談、小組討論、電話或其他情況下以講話形式出現的命令方式。
書面命令主要是指通過下任務單和命令書的形式的命令,往往顯得比較嚴肅和正式,而且可以避免口頭命令帶來的問題。
l 命令人
即接受命令的執行人,也就是讓誰去完成任務。
l 命令內容
即讓某個人去干什么工作,包括時間、地點、人員、行動、行動的對象。
l 完成的標準
也就是說該項任務要完成到什么程度,即做成什么樣,一般分常規標準和特定標準。
常規標準即公司已做好的規定或工作標準--下令時不用講明,可以強調。
特定標準指沒有先例或未做規定的工作標準--下令時必須講明。
l 完成的標志
驗收合格,交回令簽。
l 復命的時限和方式
在什么時間以前,用書面、電訊或口頭的形式向誰報告。
八小時復命制
對任何命令不管完成與否,都要在規定時間內復命,如執行人在執行開始后發現有
困難或阻力,應努力去克服;如確實有不可克服的困難,執行人無法按時、按標準完成,
要立即向下命令者復命,講明不能完成任務的困難或原因。如已完成任務,也要復命。
'立即':我們規定為不得超過八小時,這就叫'八小時復命制'。
這條規定特別重要。不能完成任務的人,可以取得下命令人的新指示,保證任務的完成或取得下命令人的幫助,及時克服困難完成任務。無論出于什么原因,在發現不能執行命令以后,沒有向下命令人復命,延誤了工作,要由受命令人負責。
l 命令時的語言要求
a. 簡煉、準確、不需要形容和描繪。
b. 使用專業術語,概念清楚,盡可能排除誤解。
c. 有可操作性。
d. 保證傳達渠道暢通無誤。
2、 會議
會議經常用來決定多項指揮和總體指揮。會議要求開得簡短,并能解決實際問題。
廈門**物業管理有限公司會議種類
no 會議名稱 主持人 召開時間 會議內容 參加人員 基本要求
1 公司月度工作例會 總經理或總經理助理 每月1日下午2:00~4:00 1. 上個月工作中存在問題及解決方案。2. 下個月工作計劃完成情況。 總經理總經理助理各部門經理 每月28日前將書面材料交到綜合管理部以便會議中使用。
2 公司月度工作計劃例會 每月5日下午4:00~5:00 1. 上月工作中存在問題及解決方案。2. 下月重點工作方案研討。3. 對公司建議。
3 公司經濟活動分析會議 總經理 每月15日下午2:00~4:00 1. 對上個月財務管理、資金使用、經濟效益情況給予匯報分析。2. 下個月資金計劃 及調配使用。 總經理總經理助理財務部經理
4 各部門月度工作例會 各部門經理 每月25日下午2:00~4:00 1. 上個月工作中存在問題及解決方案。2. 下個月重要工作,方案研討。3. 對公司建議。 各部門員工 每月28日交會議紀要到綜合管理部
(1) 會前準備:
包括議題、主持人、記錄人、將要下發的文件、有準備發言,對會議進程的預測和對策。
l 議題:不要多于三個。
l 主持人:主管級以上管理人員(不同層級會議)
l 記錄人由主持人委派,即各部門文員,總經理會議有總經理秘書,行政例會有行政秘書。
l 將下發的文件要做到準確,有錯誤在會前要經過修改。
l 文件要按照與會人數復印,不要造成開會中途文件準備不全。
l 要預先考慮到保密程
序。
(2) 會議通知:
根據會前準備擬定會議通知。
會議通知包括:會議的名稱、議題、時間、地點、參加人需帶資料,以及通知發放方法和途徑。
3、 會議紀要
l 由記錄人整理會議紀要。會議紀要只記決議,不記討論過程,個別重要語句可記。
l 會議紀要一定要有執行人和完成時間。
l 會議紀要整理后要由會議主持人簽發。
l 如果是連續性會議(如例會),會議上要總結上次會議決議的執行情況。
'會議的成果,凝固在會議紀要的決議中。'
3、 公文
l 批閱文件
批閱文件,下達書面指示是重要的指揮方法之一。
l 呈報文件
按文件呈報程序向有關負責人呈報,呈報時間和批復時間要做記錄。
只能有一個人呈報,可以抄送其他人。
l 批閱文件的處理形式
三種處理形式:發回、批轉、留中。
a. 發回即發回給呈報人執行(或否)。
b. 批轉即被呈送人不能做出決定則批轉給有關負責人。
c. 留中有兩種情況:
① 做為資料收存。
② 暫不處理(文件暫不處理的決定要及時通知呈報人)。
l 公司中常用的文件
公司內部日常事務文件,是一種信息決策、執行配合、審批手續、立此存
照、公務聯系、宣傳教育、工作依據、規范指導等等一系列重要手段的媒介體裁。
常使用的公文種類有:
計劃、通知、總結、報告、簡報、章程、辦法、規則、準則、守則、備忘錄、
函等等。
l 公文格式
1) 標題:應當準確簡要概括公文的主要內容,一般應標明發文部門和公文種類。
2) 簽發人:發到哪一級的公文,應注明簽發人。
3) 主送部門:即負責承辦的受文單位。
4) 正文:由開頭、主題、結尾三部分組成,或由依據、說明、決策三部分組成。要條理層次清楚,文字簡練確切,標點符號精確無誤,篇幅短小,一目了然。
5)發文部門落款:俗稱'下款'。發文部門應寫部門全稱或規范化簡稱,幾個
部門聯合發文,將主辦部門排在前面。
6)發文時間:用公元,小寫漢字數碼,不能省略'年'、'月'、'日',也不能
省略數字。一個部門單獨成文的,按簽發人簽發的日期;幾個部門聯合制發
的,按最后一個部門的簽發人的簽發日期。
為了便于本公司的文件管理,現將各部門的文件統一編制文件頭,請各部門
按以下的文件頭參照本文的打印格式發出文件:
公司辦公室 **辦 字[年份]第 號
財務部 **財 字[年份]第 號
工程部 **工 字[年份]第 號
綜合管理部 **綜 字[年份]第 號
r-報告 p-計劃 n-通知 m-會議紀要 o-其它
例如:綜合管理部發出一份通知,那么其文件的編號為'**綜n字[2003]第001
號'。[ ]中填寫的是年份,'第'和'號'之間填寫的是第幾號文件。
5) 附件:補充說明主題內容的附件,與正文構成一份完整的文件。
6) 印章:公文一律加蓋印章。這是正式成文的標志。印章蓋在部門名稱和日期上。落款部門應與印章一致,否則失去法定存在權。
l 公文的撰寫程序
撰寫公文時所要遵守的一定的程序,專指公文的制作流程,基本程序有:
1) 交擬
2) 擬稿
3) 核稿
4) 繕校
5) 簽發
6) 用印
7) 封發
l 公文的發文程序
1)審核 公司各部門發文必須經公司辦公室審核后才可簽發
2)簽發
3)用印
4) 分發
5) 立卷
6) 歸檔
7) 銷毀
l 公文的收文程序
1) 傳遞
2) 簽收
3) 登記
4) 分發
5) 催辦
6) 查辦
7) 立卷
8) 歸檔
9) 銷毀
簽收的方法是在原件上由收件人背簽,背簽后直接放入文件夾存檔備查。
五、垂直指揮系統的重要法則
1、 不間斷
公司的管理要做到指揮不間斷,包括休假、下班、夜間。
l 時間不間斷。
l 最高決策不間斷。
l 指揮渠道不間斷。
2、 及時
決策就是要不失時機。該決定時不決定是最大的失敗。
領導做出決定要有時限,任何指揮上的延誤都會造成混亂和損失。
3、 前后一致
領導人在進行指揮的時候:
l 要考慮到同類事情的連續性。
l 要考慮到領導者本人的連續性。
l 要考慮到換屆負責人之間的連續性,在這一條上,基本原則是人換法不換。
公司不同部門之間的一致性:
凡出現不一致的情況,要有以下三點:
a. 原則
b. 內容
c. 轉換時間
4、 確保執行
確保能執行,確保已執行。
凡不能執行的命令不要下,這就是可行性的問題。
5、 可監督
