物業管理處文書檔案管理規范

物業管理處文書檔案管理規范

管理處文書檔案管理

文書檔案(簡稱'文檔')作為物業管理處重要的信息資源,它具有記錄信息真實性、來源廣泛性、內容豐富性等特點,形式包括工作記錄、文書、音像、圖片等,是管理處信息管理的基礎和重要對象。

在計算機技術廣泛應用于信息管理前,傳統意義上的信息管理工作主要內容還是企業對在各項活動中形成的全部文檔進行的手工搜集、保存、檢索和開發利用,此信息管理方式對于物業管理企業仍是進行信息管理工作的重要形式。文檔管理工作內容主要包括如下:

1、制定和完善管理處文檔工作規范和標準;

2、制定管理處文檔形成、積累、整理和歸檔制度,確定文料歸檔范圍、時間和保存期限;

3、收集、整理、保管、統計管理處文檔,鑒定和銷毀已過期的文檔;

4、組織進行管理處檔案的開發和利用;

5、制定管理處各類文檔的保密級、保密期限及安全保護措施;

6、指導、檢查及監督各部門文檔的形成、積累、整理和歸檔以及修理與補充。協調和支持各部門文檔管理工作。