某置業(yè)公司辦公設(shè)備管理規(guī)范
置業(yè)公司辦公設(shè)備管理規(guī)范
辦公設(shè)備專為保障公司各項業(yè)務(wù)工作得以順利進行而配備,各部門必須嚴格按規(guī)定使用,具體如下:
一、辦公設(shè)備購置
1、公司購置的辦公設(shè)備(打印機、復印機、電腦、飲水機、裝訂機、碎紙機、辦公桌椅等)均由總經(jīng)辦報計劃,經(jīng)集團綜合管理部審批同意后由總經(jīng)辦統(tǒng)一安排購置。
2、公司的辦公設(shè)備均需由總經(jīng)辦統(tǒng)一實物資產(chǎn)編號、登記、造冊。
二、辦公設(shè)備的使用管理
(一)電話
1、公司電話是聯(lián)系業(yè)務(wù)及溝通各項工作的工具,各部門所使用的電話機由使用人負責維護、管理;在使用中應(yīng)注意通話簡潔,避免長時間占線。
2、公司各部門辦公電話均未開通國內(nèi)長途功能,只有前臺傳真機開通此項功能,若因工作需要,需拔打長途電話可到前臺使用。
(二)傳真機
為確保公司傳真機暢通,一般情況下不得使用傳真機撥打電話;若因工作需要,需撥打長途電話或傳真均須在前臺登記。
(三)復印機
1、復印的文件資料應(yīng)與工作有關(guān),各部門需指定專人負責復印本部門的文件資料,因人為因素造成復印機的損壞,由個人承擔維修費用。
2、復印機管理部門定期對復印機進行維護和保養(yǎng)。
(四)電腦、打印機
1、各部門使用的電腦由使用人對其進行統(tǒng)一管理,并設(shè)置開機密碼和屏保密碼,由總經(jīng)辦組織財務(wù)電腦部的專業(yè)人員對電腦使用人員進行系統(tǒng)的管理及相關(guān)培訓。
2、電腦、打印機應(yīng)定期維護,使用人員要隨時注意微機的保養(yǎng),定期清潔微機表面。電腦使用人員應(yīng)按《文檔管理規(guī)定》的要求定期進行備份,以免公司電腦因病毒或系統(tǒng)崩潰造成數(shù)據(jù)丟失。
3、各部門電腦若多人使用,請建好各自的電腦文檔。
4、各部門電腦使用人員應(yīng)嚴格遵守正確的電腦操作規(guī)則,不得對電腦上的軟件設(shè)置進行任何增刪、改動。如確需新裝軟件及更改設(shè)置,應(yīng)事先通知總經(jīng)辦備案。
5、每臺電腦所存文檔、資料是公司的重要信息資源,不得用于私人用途和私自拷貝。備份軟盤請妥善保管,不得遺失和公盤私用。不得使用非公司所發(fā)的軟盤,一旦使用,致使電腦染上病毒,造成系統(tǒng)數(shù)據(jù)破壞和電腦文檔丟失,公司將給予20-100元的經(jīng)濟處罰。
6、各部門電腦操作人員均需定期對其使用的電腦及備份軟盤進行殺毒,發(fā)現(xiàn)問題及時通告并處理。
7、在辦公區(qū)域內(nèi)任何人不得玩電腦游戲、上網(wǎng)聊天或下載網(wǎng)絡(luò)游戲及音樂,凡發(fā)現(xiàn)者罰款人民幣20元整,情節(jié)嚴重者,予以辭退。
