第1篇 鑰匙委托管理作業(yè)程序
一、目的
規(guī)范鑰匙委托管理工作,確保妥善保管好托管的鑰匙。
二、適用范圍
適用于特定情況下業(yè)主委托保管的鑰匙及未入住單位鑰匙的管理。
三、職責(zé)
1、服務(wù)處主管負(fù)責(zé)組織、安排鑰匙的管理工作。
2、服務(wù)處員工負(fù)責(zé)依照本程序?qū)嵤┩泄荑€匙的日常管理工作。
四、程序要點(diǎn)
1、管理處可以進(jìn)行鑰匙保管的范圍
(1)開發(fā)商交樓后,業(yè)主未入住時(shí)由開發(fā)商托管的鑰匙。
(2)特定情況下業(yè)主托管的鑰匙。特定情況是指:業(yè)主確有實(shí)際的生活、工作困難確需托管鑰匙,不至于給物業(yè)部工作帶來額外事端的情況。
2、開發(fā)商托管的鑰匙
(1)物業(yè)接管驗(yàn)收工作結(jié)束后,物業(yè)部可以根據(jù)發(fā)展商的托管要求接管未入住單位的鑰匙。
(2)接管過來的鑰匙由服務(wù)處員工清楚標(biāo)明鑰匙單位編碼并整齊有序的放置在鑰匙柜中。
(3)鑰匙的發(fā)放工作詳見《入住管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序》
3、業(yè)主在特定情況下托管的鑰匙
(1)業(yè)主委托保管鑰匙時(shí),服務(wù)處員工應(yīng)按《業(yè)主托管鑰匙委托書》(一式兩聯(lián))要求填寫日期、單位編號(hào)、業(yè)主姓名、鑰匙數(shù)量、托存原因及領(lǐng)取鑰匙的要求等項(xiàng)目。
(2)管理員就特別向業(yè)主說明本物業(yè)部不承擔(dān)為業(yè)主保管家庭財(cái)產(chǎn)的責(zé)任,業(yè)主同意后,請(qǐng)業(yè)主在《業(yè)主托管鑰匙委托書》的“業(yè)主簽名”欄簽名確認(rèn)。
(3)管理員將《業(yè)主托管鑰匙委托書》第二聯(lián)交業(yè)主保管。
(4)管理員將《業(yè)主托管鑰匙委托書》上的有關(guān)內(nèi)容登記在《業(yè)主托管鑰匙登記表》內(nèi),并在托管的鑰匙上貼上標(biāo)有業(yè)主姓名的標(biāo)識(shí),然后將鑰匙整齊有序的放置在鑰匙柜中保存。
4、托管鑰匙的管理
(1)管理處有維修或空置房管理需要使用托管的鑰匙時(shí),由服務(wù)處員工在借用人辦理鑰匙借用手續(xù)后,將鑰匙交給借用人。鑰匙借用手續(xù)的辦理程序?yàn)?借用人在《借用鑰匙登記表》中如實(shí)填寫借用日期、鑰匙編號(hào)、數(shù)量、預(yù)借期、借鑰匙原因、借用人聯(lián)系電話等內(nèi)容,然后簽名確認(rèn)。
(2)辦理鑰匙退還手續(xù)時(shí),服務(wù)處員工應(yīng)在核對(duì)鑰匙數(shù)量后,在《借用鑰匙登記表》中標(biāo)注鑰匙退還日期,并在“接收人”一欄簽名確認(rèn)。
(3)服務(wù)處主管應(yīng)安排服務(wù)處員工根據(jù)各類登記表的記錄檢查鑰匙的借還情況,發(fā)現(xiàn)借期超過三天不還鑰匙者,應(yīng)致電借鑰匙部門或個(gè)人催還。
(4)當(dāng)接到丟失或損壞鑰匙報(bào)告時(shí),服務(wù)處員工應(yīng)按《鑰匙管理備忘錄》要求記錄事件經(jīng)過并報(bào)服務(wù)處主管;服務(wù)處主管與房地產(chǎn)開發(fā)商/業(yè)主聯(lián)系,征得同意后,采取補(bǔ)配鑰匙或換鎖措施確保遺失鑰匙單位的安全,服務(wù)處員工將處理結(jié)果記錄在《鑰匙管理備忘錄》中。
(5)業(yè)主或業(yè)主指定的領(lǐng)鑰匙人前來領(lǐng)取鑰匙時(shí),管理員憑《業(yè)主證》/領(lǐng)鑰匙人的身份證移交鑰匙給領(lǐng)鑰匙人。同時(shí)應(yīng)在《業(yè)主托管鑰匙登記表》中標(biāo)注移交日期,請(qǐng)業(yè)主/領(lǐng)鑰匙人簽名確認(rèn)。在無任何證件證明索匙者為鑰匙所屬單位的業(yè)主/業(yè)主指定的領(lǐng)鑰匙人時(shí),服務(wù)處員工不得將鑰匙轉(zhuǎn)交。
5、所有與鑰匙管理有關(guān)的記錄應(yīng)由部門歸檔保存兩年。
五、記錄
1、《業(yè)主托管鑰匙委托書》
2、《業(yè)主托管鑰匙登記表》
3、《借用鑰匙登記表》
4、《鑰匙管理備忘錄》
第2篇 物業(yè)鑰匙委托管理作業(yè)手冊(cè)
物業(yè)鑰匙委托管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)手冊(cè)
為了規(guī)范項(xiàng)目?jī)?nèi)特定情況下業(yè)主委托保管的鑰匙及空置房鑰匙的管理工作,確保妥善保管好托管的鑰匙
01、物業(yè)管理處鑰匙保管的范圍
發(fā)展商交樓后,業(yè)主未入住時(shí)由發(fā)展商托管的鑰匙
特定情況下業(yè)主托管的鑰匙。特定情況是指:業(yè)主確有委托要求或?qū)嶋H的生活、工作困難確需托管鑰匙,又不至于給物業(yè)管理處工作帶來額外事端的情況
未售出房屋
02、客服中心接管過來的鑰匙由檔案資料員清楚標(biāo)明鑰匙單位編碼并整齊有序的放置在鑰匙柜中
03、鑰匙的發(fā)放工作按照入住流程操作
04、業(yè)主在特定情況下的鑰匙管理
業(yè)主委托保管鑰匙時(shí),管理員應(yīng)按《業(yè)主留鑰匙登記表》的要求填寫相關(guān)項(xiàng)目
管理員應(yīng)特別向業(yè)主說明本物業(yè)管理處不承擔(dān)為業(yè)主保管家庭財(cái)產(chǎn)的責(zé)任,業(yè)主同意后,請(qǐng)業(yè)主在《業(yè)主留鑰匙登記表》的'業(yè)主簽名'欄簽名確認(rèn)
05、托管鑰匙的管理
物業(yè)管理處有維修或空置房管理需要使用托管的鑰匙時(shí),由物業(yè)管理處管理員在借用人辦理鑰匙借用手續(xù)后,將鑰匙交給借用人。鑰匙借用手續(xù)的辦理程序?yàn)?借用人在《鑰匙借用登記表》中如實(shí)填寫借用日期、數(shù)量、借鑰匙原因、借用人聯(lián)系電話等內(nèi)容,然后簽名確認(rèn)
辦理鑰匙退還手續(xù)時(shí),管理員應(yīng)在核對(duì)鑰匙數(shù)量后,在《鑰匙借用登記表》中標(biāo)注鑰匙退還日期,并在'接收人'一欄簽名確認(rèn)
客服主管應(yīng)安排管理員根據(jù)各類登記表的記錄檢查鑰匙的借還情況,發(fā)現(xiàn)借期超過三天不還鑰匙者,應(yīng)致電借鑰匙部門或個(gè)人催還
當(dāng)接到丟失或損壞鑰匙報(bào)告時(shí),管理員應(yīng)征求業(yè)主同意后,要求損壞或丟失方重新?lián)Q鎖,保證房屋安全。并將處理結(jié)果記錄在《業(yè)主留鑰匙登記表》上形成備忘錄,入業(yè)主檔案袋中
06、所有與鑰匙管理有關(guān)的記錄應(yīng)由客服中心歸檔、保存。
