外部顧客財產管理程序
物業程序文件
--外部顧客財產管理程序
1目的
為規范公司為顧客提供財產管理服務提供指引。
2范圍
適用于各管理處對外部客戶財產的管理。
3定義
顧客財產是指公共區域業主自有的物品及業主委托物業公司保管的物品。
4職責
4.1管理處經理負責管理處對外提供財產管理服務方案的制定。
4.2管理處客戶服務組主管負責監督、抽查財產管理工作情況。
4.3管理處客戶服務組前臺工作人員具體負責提供相關服務。
4.4公司品質管理組負責審批各管理處長期對外提供財產管理的操作流程。
5方法和過程控制
5.1財產管理包括:公共區域業主自有的物品及業主委托物業公司保管的物品(鑰匙)及物業公司代業主簽收的物品(郵件)管理。
5.2財產管理方案的制定
5.2.1管理處客戶服務組前臺工作人員及貼心管家根據客戶的要求,將具體財產管理的情況向客戶服務組主管反饋。由業主向管理處提交書面的委托申請書并依次報管理處分管經理助理審批。
5.2.2管理處客戶服務組前臺工作人員遇到客戶委托代為保管的財產時,應讓其業主提交書面的委托書,并由管理處分管經理助理或經理授權專人審批。
5.3財產管理服務的提供
5.3.1提供財產管理服務前,管理處客戶服務組前臺工作人員檢查其擬提供管理的財產是否屬本管理處服務方案內。
5.3.2受業主委托的鑰匙管理
a.由管理處客戶服務組前臺工作人員應檢查客戶有效證件,核驗客戶身份,檢查待管理財產的完好狀況及性能等。
b.指引業主完善書面的文字委托書并由物業公司工作人員填寫《顧客委托鑰匙登記表》并讓其業主簽字確認。
c.將所有業主委托的鑰匙統一專人保管并應將鑰匙儲存柜上鎖,鑰匙管理員應填寫《顧客鑰匙清單》。
d.對于未入伙房屋的鑰匙,在業主未辦理完畢入伙手續前,鑰匙借用人不得一次連續借用超過12小時。公司(或管理處)如需使用已入伙業主留下的房屋返修鑰匙, 需提前征得業主同意。并完善鑰匙領借用手續。
5.3.3物業公司代業主簽收的郵件管理
a.管理處經理指定專人負責因業主不在家需物業公司代業主簽收的信(郵)件。
b.代收的郵件應及時填寫在《郵件簽收表》上。并及時與信件業主聯系,告之其業主盡快到管理處領取信件。
c.代收信件應專人專管,應將代收的信件統一存放在能上鎖的地方。
d.信件業主來領取信件時,工作人員應對其信件業主進行身份核實。并讓其業主在《郵件簽收表》上簽字確認。
e.對無發投遞的信件需在一周內退回郵局,并在《郵件簽收表》中備注欄注明,并由郵局工作人員簽字確認。
5.4如果不是屬管理處提供服務方案內的物品,物業公司工作人員應賴心向業主做好解釋工作。
6支持性質量記錄表格
**wy7.5.4-g01-f1《顧客鑰匙清單》
**wy7.5.4-g01-f2《顧客委托鑰匙登記表》
**wy7.5.4-g01-f3《郵件簽收表》
