管理處物業檔案操作流程10
管理處物業檔案操作流程(十)
●收集資料(歸檔范圍):
一、工程技術資料:1、項目取得資料(批文等);2、各類建筑許可證;3、各類圖紙;4、開竣工、綜合驗收等報告、通知、會議紀要;5、物業接管驗收記錄;6、其他合同、資料。
二、客戶資料:
1、前期服務協議;2、交房清單;3、業主(客戶)入住驗房表; 4、裝修資料(包括申請、許可證、檢查記錄、[改建、增設]申請、人員出入登記、裝修違規記錄);5、家庭情況登記;6、租戶資料。
三、維修資料:
1、任務單;2、報修、約修記錄。
四、安全維護管理資料:
1、值勤記錄;2、交接班記錄;3、物品出入登記;4、外來人員出入登記5、車輛管理資料(包括情況、出入登記)。
五、設施、設備管理資料(包括消防):
1、購銷合同;2、安裝圖紙;3、說明書;4、養護計劃;5、運行、維修、養護、巡查記錄。
六、綠化管理資料:
1、圖紙;2、承包合同;3、養護工作計劃;4、檢查記錄。
七、環境衛生管理資料:
1、工作計劃;2、檢查記錄。
八、社區文化資料:
1、活動計劃;2、活動通知;3、活動圖片。
九、業主反饋資料:回訪記錄、投訴記錄、維修回訪記錄。
十、行政文件資料:
1、規章制度;2、總結、通知、通報、決定等相關文件資料。
十一、業主委員會資料:
1、籌備、成立等文件資料;2、會議紀要、決議等。
十二、財務管理資料:
各種收費資料(包括綜合服務費、日常維修費、車輛管理費等報表、單)。
●資料整理、歸檔:
按照市、省、全國住宅轄區物業管理綜合考核的規定與物業管理檔案歸檔要求進行整理,然后歸檔立卷。
●檔案借閱:
文檔查閱須經檔案管理部門負責人批準。
范王碼●檔案的銷毀:
根據文檔的保存期限,定期對過期和作廢的文檔進行清理,防止文檔資料堆積和混淆。對已過期的檔案,經主管領導核實報公司領導審批后予以銷毀,同時建立銷毀的文檔清單備查。
