交通中心大廈物業資料檔案管理
交通指揮中心大廈物業資料檔案管理
檔案資料的管理是物業管理工作的一個重要組成部分,科學的、規范化的檔案管理能有效地為交通指揮中心大廈及公用設施的使用、維修、改建和各項管理服務工作提供有效的質量記錄。本公司自成立以來,一貫重視檔案資料的建立與管理工作。針對交通指揮中心的物業管理形式,我們擬采取系統化、科學化、電腦化的管理手段,配備專職檔案管理人員,建章建制,對所有檔案資料進行嚴格的、科學的、集中的管理。
一、需建立的檔安、資料分類檢索
需交通指揮中心提供的資料
1.產權資料
a.項目批準文件
b.用地批準文件
c.建筑執照
d.拆遷安置資料
2.技術資料
a.規劃圖
b.竣工圖
◆總平面圖
◆單體建筑、結構、設備竣工圖
◆消防、附屬工程及地下管網竣工圖
c.地質勘測報告
d.開、竣工報告
e.圖紙會審記錄
f.工程設計變更通知及技術核定單(包括質量事故處理記錄)
g.隱蔽工程驗收簽證
h.沉降觀察記錄
i.竣工驗收證明書
j.鋼材、水泥等主要材料的質量保證書
k.新材料、構配件的鑒定合格證書
l.水電、衛生器具、電梯等設備的檢驗合格證書
m.砂漿、混凝土試塊試壓報告
n.供水的試壓報告
o.綠化工程竣工圖紙及相關資料
p.其他技術資料
管理處需建立的資料
1.物業資料
a.大廈基本資料
b.大廈功能分區資料
c.大廈設備資料
2.業主資料
a.業主公約
b.內部辦公人員名冊
c.內部各科室設置及分布資料
3.日常管理資料
a.保潔管理記錄
◆日常巡查記錄
◆綠化消殺記錄
◆水箱清洗記錄
◆二次供水化驗單
b.保安管理記錄
◆日常巡查記錄
◆交接班記錄
◆值班記錄
◆物資搬運放行記錄
◆緊急事件處理記錄
◆車輛管理記錄
◆夜間查崗記錄
◆閉路監控系統錄相帶
c.車輛管理檔案
◆車輛詳細資料
◆地下車庫使用公約
◆車輛出入及停放記錄
d.裝修管理檔案
◆裝修通知書(附圖紙)
◆裝修工程隊安全責任書
◆臨時施工人員登記表
◆施工單位營業執照
e.維修服務檔案
◆維修服務登記表
◆內部服務協議書
◆維修服務回訪記錄
f.收費管理檔案
◆月收費明細表及匯總表
◆每季度管理費收支公布單
◆委托銀行代收款協議書
◆管理處與外單位簽訂的各類合同
g.設備管理檔案
◆各類公用設施保養維修記錄
◆各項機電設備保養維修及運行記錄
◆設備分承包方維修保養記錄
◆設備檢查記錄
h.社區文化檔案
◆各項活動計劃及實施記錄
◆圖片及錄像
◆新聞媒介報道剪集
◆業主反饋意見及各項建議
i.顧客意見調查、統計記錄
j.服務質量回訪記錄
k.顧客投訴及處理記錄
l.員工管理檔案
◆員工個人詳細資料
◆員工業績考核記錄
◆員工內務管理檢查記錄
m.培訓檔案
◆各項培訓計劃及實施記錄
◆培訓結果考核及跟查記錄
◆軍事訓練及消防演習記錄
n.行政文件
◆政府部門文件
◆物業公司及集團公司文件
◆管理處規章制度、通知、通報等文件
◆管理處獲得的榮譽
o.業主管理委員會文件
◆籌備期間文件:如通知、選票、選舉結果等
◆成立后運作文件:如會議通知、歷次會議紀要等
二、檔案、資料管理辦法
檔案、資料建立及管理運作流程示意圖
圖九檔案資料管理運作流程圖
檔案資料收、發管理程序
*管理處重要資料(如交通指揮中心提供的資料)接收必須經過管理處經理或其指定負責人驗收,完善交接手續后方能分卷立檔。
*管理處日常管理文件(如管理處通知、通報等)按照本公司制定的文件管理程序進行發放及接收手續,并分卷立檔。
檔案資料管理要求
*采用多種形式的文檔儲存方式,如電腦磁盤、光盤、錄像帶、錄音帶、膠卷、照片、圖表等,并采用相適應的保管、儲存方法。
*盡可能把其他形式的檔案資料轉化為電腦儲存,便于查找和利用。
*電腦文件必須由專人按照規定設置子目錄進行分類文件管理,并定期清除過期效文件。
*原始文件按照文件使用性質及重要性進行分類,并編制相應的文件目錄。當文件狀況有所變動時,應及時調整目錄的有關數據,以保證查閱者及時找到有效的文件。
*檔案的鑒定必須由管理處經理或其指定人員負責,對檔案是否有效、作廢、復印份數以及保存期限、保存數量等做出決定,其他未經授權人士無權決定。
*檔案組卷按不同業務性質分塊,以內容分類,逐一編號,登記造冊,編輯目錄,并按不同業務部門分柜保存。
*專人負責檔案保管,做到檔案標識清晰,分類明確,易于查找;檔案出室必須由具備資格的人員經過登記后方可惜出
。檔案管理人員需按時檢查檔案借閱情況,以便及時收回在外文件,防止因管理疏忽所導致的文件流失。
*檔案室內保管環境要求達到防火、防潮、防變質等要求,配置有效的滅火器材,并放置適當的干燥劑用以防潮,檔案管理人員需及時進行檢查和清理,保證文檔保管條件符合公司文件管理要求。
*針對交通指揮中心物業檔案資料特點,制定嚴格的檔案保密制度,對檔案資料的安全保密管理向業主負責。
