建筑公司文件管理員職責
建筑工程公司文件管理員職責
1辦公室確定專人負責文件收、發管理工作,并規定相應的職責。
2收到的文件、傳真和其他與公司有關的原始資料后,要分清類別、等級、重要程度等,做好登記。然后及時轉交給文件簽收人,并將文件緊急情況、時限要求等有關事宜向接收人交代清楚。
3收到應上傳給總經理的文件、資料、傳真、信件等要及時轉交到總經理助理處,介紹清楚緊急情況、時限要求等有關事宜,然后由總經理助理做出審驗簽收。
4收到應轉交給各部門的文件、資料等,由各部門負責人審驗簽收,部門負責人外出時,由其他人代收并做好登記。
5辦公室人員在收到文件后要復印該文件以做好備份、存檔等工作,并做好保密工作。
6收到領導下發的文件通知等要及時準確的轉交或通知各部門負責人或其他相關人員,并做好備份、存檔、保密工作。
7收到各部門簽發的文件時,首先要復印存檔,然后按文件要求的送達地點、送達部門、送達人、送達件數等及時送達給收件人并做好登記。
8收到文件后須由有關負責人簽署分發意見,若需呈交給多個部門,要做好數量統計工作,然后再復印、分發文件,原件要妥善保管或交付利害關系人收存,并做好相應地登記工作。
9失去存檔意義或保存價值的文件和資料等,經過鑒定無誤后交辦公室主任簽字批準后,由兩人以上銷毀。
