第1篇 管理處物業(yè)管理收費通知單使用程序
管理處《物業(yè)管理收費通知單》使用程序
為規(guī)范物業(yè)管理中心各種收費行為,物管處設計印制了《物業(yè)管理收費通知單》并正式于20**年1月13日投入使用,所有物業(yè)管理收費均以該收費通知單按如下程序處理:
1、《物業(yè)管理收費通知單》一式四聯(lián),由物管處保安隊、保潔隊、維修隊主管及辦公室信息檔案員根據(jù)收費要求填制,并在制單人一項簽名。
2、填制好的《物業(yè)管理收費通知單》經(jīng)交費單位(租戶)確認付費方式是現(xiàn)金還是轉(zhuǎn)帳,然后根據(jù)權(quán)限需租戶具備簽字權(quán)的授權(quán)人簽字。簽字后第四聯(lián)由交費單位(租戶)留存。其余三聯(lián)交物管處信息檔案員。
3、以上程序完成后,《物業(yè)管理收費通知單》由物管處審核簽字,第一聯(lián)由信息檔案員留存,第二聯(lián)、第三聯(lián)交財務部負責收費(現(xiàn)金、轉(zhuǎn)賬或其他方式),收取費用后由財務部在第三聯(lián)(回執(zhí)單)蓋章并將回執(zhí)聯(lián)轉(zhuǎn)物管處信息檔案員。
4、信息檔案員收到財務部蓋章的《回執(zhí)聯(lián)》即確認該收費已執(zhí)行,可為租戶辦理相關業(yè)務。
5、如屬先提供服務后收取費用的,或轉(zhuǎn)賬方式收費的,財務部接收《收費通知單》時,需在第一聯(lián)簽字后交物管處,物管處信息檔案員留存?zhèn)洳椤?/p>
簽署人:物業(yè)管理有限公司
第2篇 管理處物業(yè)檔案操作流程10
管理處物業(yè)檔案操作流程(十)
●收集資料(歸檔范圍):
一、工程技術資料:1、項目取得資料(批文等);2、各類建筑許可證;3、各類圖紙;4、開竣工、綜合驗收等報告、通知、會議紀要;5、物業(yè)接管驗收記錄;6、其他合同、資料。
二、客戶資料:
1、前期服務協(xié)議;2、交房清單;3、業(yè)主(客戶)入住驗房表; 4、裝修資料(包括申請、許可證、檢查記錄、[改建、增設]申請、人員出入登記、裝修違規(guī)記錄);5、家庭情況登記;6、租戶資料。
三、維修資料:
1、任務單;2、報修、約修記錄。
四、安全維護管理資料:
1、值勤記錄;2、交接班記錄;3、物品出入登記;4、外來人員出入登記5、車輛管理資料(包括情況、出入登記)。
五、設施、設備管理資料(包括消防):
1、購銷合同;2、安裝圖紙;3、說明書;4、養(yǎng)護計劃;5、運行、維修、養(yǎng)護、巡查記錄。
六、綠化管理資料:
1、圖紙;2、承包合同;3、養(yǎng)護工作計劃;4、檢查記錄。
七、環(huán)境衛(wèi)生管理資料:
1、工作計劃;2、檢查記錄。
八、社區(qū)文化資料:
1、活動計劃;2、活動通知;3、活動圖片。
九、業(yè)主反饋資料:回訪記錄、投訴記錄、維修回訪記錄。
十、行政文件資料:
1、規(guī)章制度;2、總結(jié)、通知、通報、決定等相關文件資料。
十一、業(yè)主委員會資料:
1、籌備、成立等文件資料;2、會議紀要、決議等。
十二、財務管理資料:
各種收費資料(包括綜合服務費、日常維修費、車輛管理費等報表、單)。
●資料整理、歸檔:
按照市、省、全國住宅轄區(qū)物業(yè)管理綜合考核的規(guī)定與物業(yè)管理檔案歸檔要求進行整理,然后歸檔立卷。
●檔案借閱:
文檔查閱須經(jīng)檔案管理部門負責人批準。
范王碼●檔案的銷毀:
根據(jù)文檔的保存期限,定期對過期和作廢的文檔進行清理,防止文檔資料堆積和混淆。對已過期的檔案,經(jīng)主管領導核實報公司領導審批后予以銷毀,同時建立銷毀的文檔清單備查。
第3篇 某管理處物業(yè)檔案管理流程
管理處物業(yè)檔案管理流程
1、檔案文件的歸檔范圍
1.1業(yè)主資料、工程技術資料。
1.2各項管理制度。
1.3公司企劃和相關推廣資料。
1.4內(nèi)部文件、資料、總結(jié)、會議紀要。
1.5外來文件。
1.6員工檔案。
2、檔案文件的分類立卷歸檔
2.1客戶資料的立卷歸檔。
2.1.1客戶房屋購/租合同的立卷歸檔。
2.1.2客戶房屋的工程技術資料的立卷歸檔。
2.1.3客戶家庭成員健康資料的立卷歸檔。
2.1.4所管理區(qū)域工程技術資料、圖紙,以及相應整改方案的立卷歸檔。
3、外來文件及公司內(nèi)部文件的立卷歸檔
4、管理處制度的立卷歸檔
4.1文件起草。
4.2簽發(fā)打印。
4.3發(fā)放執(zhí)行。
5、操作層員工檔案的立卷歸檔
5.1招聘表、簡歷、相關證件的復印件。
5.2員工月度年度考評表。
5.3員工培訓、晉升等相關資料。
5.4檔案文件的立卷歸檔由各部門將文件資料編制成冊,并存檔。
5.5公司、管理處內(nèi)部文件、制度、資料的立卷歸檔在每月30日前完成,年終統(tǒng)一歸入相對應的檔案資料中。
6、檔案的管理
6.1管理處檔案由專人管理。
6.2檔案管理的工作任務是:
6.2.1便于查閱。
6.2.2保證檔案的安全。
6.2.3防止檔案的損壞。
6.2.4采取修復技術,延長檔案壽命。
7、檔案文件的借閱
7.1借閱程序。
7.2填寫檔案借閱登記表。
7.3部門負責人簽字同意后借出。
7.4借閱檔案文件需注明歸還時間,逾期未歸還的將對其借閱人實施處罰。
7.5借閱的檔案要認真保管,不得損壞,不經(jīng)允許,不得涂改。
7.6不經(jīng)允許,不得對借閱的檔案進行復印、摘抄。
7.7檔案管理人員負責檔案追收工作。
8、相關記錄
qpi-**-c-f037《檔案借閱登記表》
9、物業(yè)檔案管理流程圖:(略)
第4篇 陽城管理處物業(yè)資料管理
太陽城管理處物業(yè)資料管理
物業(yè)資料是物業(yè)管理的重要資源。我們將本著'集中化,有序化,信息化,科學化'的管理原則,實行原始檔案和電腦檔案管理的雙軌制,建立檔案管理系統(tǒng)。
小區(qū)運作伊始,我們就將建立詳盡完善的物業(yè)檔案資料,為以后的管理打下良好的基礎。以機電設備資料為例:
(一)原始基礎資料
包括各設備設施的原始技術資料、技術參數(shù),竣工圖紙,檢驗合格證書和質(zhì)量保證書,單機試運轉(zhuǎn)報告,系統(tǒng)加壓測試報告等。
(二)運行管理資料
對所有設備設施及機房、管井進行編號掛牌,各類管道、流向、閥門狀態(tài)等清楚標示,各類安全警示牌放置到位;劃分責任區(qū),指定責任人,并記錄在案。
按設備的具體情況制訂操作規(guī)程、機房管理規(guī)定,繪制各類系統(tǒng)流程示意圖,放置在適當位置,并復制存檔。
建立設備卡,除抄錄設備的原始技術資料外,每次維修保養(yǎng)的過程特別是原始技術資料中無法反映的零配件型號等均需記錄在卡,便于日后維修。
日常運行資料:如運行數(shù)據(jù)記錄表,設備巡查記錄,都應忠實記錄并留存在檔。
工程改造資料:在小區(qū)運作中,不可避免的會發(fā)生各種工程改造,所有的技術資料、圖紙均需詳細編目留存,以備日后詢查。
詳細檔案資料的分類管理(見表一、表二)
表一物業(yè)接管移交資料
名稱資 料 內(nèi) 容
工程建筑
產(chǎn)權(quán)資料a:規(guī)劃圖紙、項目批文、用地批文
b:建筑許可證、投資許可證、開工許可證
c:拆遷安置資料
工程技術資料a:紅線圖、總平面圖
b:地質(zhì)勘察報告、開竣工報告、圖紙會審報告
c:工程合同、工程預決算
d:工程設計變更、通知及技術核算單
e:竣工圖:1、單體建筑、結(jié)構(gòu)、設備竣工圖
2、消防、智能化等工程及地下管網(wǎng)竣工圖
f:房屋、消防竣工驗收證明書
g:鋼材、水泥等主要材料的質(zhì)量保證書
h:新材料、構(gòu)配件的鑒定合格證書
i:供水、供電、消防、智能化等設備的檢驗合格證書及技術資料
j:綠化工程竣工圖
k:其他技術資料
表二 管理檔案資料
名稱資料內(nèi) 容
物業(yè)資料房屋基本資料、分區(qū)資料
事務資料a:事務值班表 b:事務交接記錄表
c:日常事務巡視記錄 d:事務回訪登記表
e:搬出(入)物品登記表
維修資料a:日常維修記錄表 b:公共設施維修記錄表c:大中修記錄表
護管交通
管理資料a:日常巡查記錄、交接班記錄、值班記錄
b:查崗記錄
c:物資搬運放行記錄、
d:車輛管理記錄e:緊急事件處理記錄
設備管理資料a:公用設施保養(yǎng)維修記錄
b:各項機電設備保養(yǎng)維修運行記錄
c:設備分承包方維修保養(yǎng)記錄d:設備檢查記錄
員工管理資料a:員工個人資料、聘用表 b:員工業(yè)績考核及獎罰記錄
c:員工培訓計劃及實施記錄d:員工培訓考核記錄
f:重要崗位員工地址、電話等記錄
客戶反饋資料a:客戶意見調(diào)查、統(tǒng)計記錄
b:客戶投訴及處理記錄表
行政文件資料a:主管人員值班及督察記錄
b:政府部門文件
c:主管領導部門文件及兄弟單位資料
d:管理處規(guī)章制度、通知、通報等文件
e:管理處榮譽一覽表
f:管理處會議記錄
第5篇 某管理處物業(yè)部巡查程序
管理處物業(yè)部巡查程序
(1)日檢
a.物業(yè)部助理每日按要求對責任區(qū)至少進行一次巡視和檢查,具體檢查內(nèi)容包括:
_公用設施是否保持正常使用功能;
_轄區(qū)內(nèi)各裝修施工隊有無違章作業(yè)現(xiàn)象;
_有無私自占用、使用公共場地現(xiàn)象;
_轄區(qū)內(nèi)環(huán)境是否保持清潔、衛(wèi)生;
b.物業(yè)助理應將每日檢查情況如實記錄在物業(yè)部《日檢記錄表》內(nèi);
c.對檢查中發(fā)現(xiàn)的不合格項,物業(yè)助理應及時向管理處主管領導反映;
(2)周檢
管理處每周對分管部門工作進行一次全面檢查,并在周檢記錄表上作出相應的記錄和評價。
(3)月檢
物業(yè)經(jīng)理每月組織相關人員進行檢評。
(1)在服務過程中由檢查人員按標準要求重新檢驗并做記錄。
(2)記錄的歸檔和保存
第6篇 某小區(qū)管理處物業(yè)驗收程序
小區(qū)管理處物業(yè)驗收程序
1.1驗收準備工作
a) 在未驗收前,管理處經(jīng)理須聯(lián)同工程主任與發(fā)展商、承包商招開協(xié)調(diào)會議;
b) 由承包商及供應商呈交一份竣工驗收及交接計劃表和組織架構(gòu);
c) 管理處經(jīng)理組織管理處各部門制定樓宇接收聯(lián)檢方案,提交發(fā)展商審批。
d) 按《圖紙資料移交清單》對產(chǎn)權(quán)、技術資料進行對照檢查,發(fā)現(xiàn)產(chǎn)權(quán)、技術資料有缺漏的,應以書面形式通知發(fā)展商及/或承包商提供。
1.2移交驗收
1、按《設備移交清單》對樓宇各類設備按規(guī)格進行對照檢查;
2、發(fā)現(xiàn)設備設施與移交清單不符或有缺漏的,管理處應以書面形式通知發(fā)展商及/或承包商予以解決。
a) 對各單元的水、電、土建部分進行全面檢查,并將檢查結(jié)果記錄在《接管檢查記錄表》中,對發(fā)現(xiàn)的問題應書面通知發(fā)展商/及承包商予以解決。
b) 將所有有關資料歸檔。
c) 在保修期內(nèi)因施工、安裝、設備因素產(chǎn)生的質(zhì)量問題,管理處應報發(fā)展商及/或承包商限期解決。
第7篇 物業(yè)項目管理處物業(yè)管理責任書
物業(yè)公司項目管理處物業(yè)管理責任書
確保管理處責任目標的順利實現(xiàn),經(jīng)物業(yè)管理公司總經(jīng)理辦公會與管理處共同協(xié)商,確定了年度工作責任目標,并由管理處主任作為責任人代表管理處與項目物業(yè)分公司總經(jīng)理簽訂本責任書。
第一條基本狀況
管理處名稱
物業(yè)類型管理總建筑面積
商業(yè)用房面積管理用房面積
寫字樓面積住宅面積
綠化面積用戶戶數(shù)
車位數(shù)量人員編制
管理費標準月工資額度
一)經(jīng)濟目標
第二條責任目標
1、轄區(qū)物業(yè)管理費收費面積為m2,租金收費面積為m2,
每年收費總額萬元,實現(xiàn)利潤
元。
2、責任期內(nèi)管理費總收繳率不低于%。
3、租金收繳率不低于%。
4、全年各項開支控制在萬元。二)安全目標
1、全年不發(fā)生重大安全責任事故;
注:重大安全責任事故是指:
萬元或每年虧損不超過萬
因失職或玩忽職守引發(fā)的員工死亡事故;
因失職或玩忽職守引發(fā)的公司重要財產(chǎn)報廢、損毀事故;
因失職或玩忽職守引發(fā)的火災事故;因失職或玩忽職守引發(fā)的水浸事故;因失職或玩忽職守引發(fā)的惡性治安事件。
三)管理目標:
1、在責任期內(nèi)實施并健全管理處所建立的管理體系運作;
2、責任期內(nèi)達到(保持)級優(yōu)秀物業(yè)管理(生態(tài)示范)小區(qū)(大廈)的稱號;
四)質(zhì)量目標
1、公司組織的業(yè)主(用戶)綜合滿意度調(diào)查的滿意率達到%以上,
2、月檢考核評定未出現(xiàn)連續(xù)兩個月'不合格'或累計三個月'不合格'。
一)責任人權(quán)力
1、人事管理權(quán):
第三條管理權(quán)限及義務
1)對管理處主管級以下員工(不含主管級員工和財務人員)的獎罰權(quán)、任免權(quán)、解聘權(quán);
2)對主任助理、主管級員工和財務人員任免、調(diào)配、解聘和獎罰的建議權(quán)。
2、獎金分配權(quán):在管理處核定的工資總額內(nèi)有權(quán)對員工工資與獎金額度進行調(diào)整與分配。
二)項目物業(yè)分公司權(quán)力
1、人事管理權(quán):對管理處主任及以下各級員工的獎罰權(quán)、任免權(quán)、解聘權(quán)和調(diào)配權(quán)。
2、財務管理權(quán):對管理處財務運作狀況的審計權(quán)、監(jiān)控權(quán)。
3、考核權(quán):
1)對管理處運作狀況的督導、檢查權(quán);
2)對管理處主管(含)以上級別人員的績效考評權(quán)、獎罰權(quán)。
三)管理處主任義務
1、接受項目物業(yè)分公司總經(jīng)理的領導;
2、確保責任目標的逐步實現(xiàn);
3、向項目物業(yè)分公司總經(jīng)理匯報工作;
4、自覺接受公司各職能部門的監(jiān)控、考評、檢查;
5、保證物業(yè)公司各個標準作業(yè)規(guī)程的貫徹執(zhí)行;
6、保證管理處員工的生活、工作次序;
7、保證管理處員工的整體操作技能和工作質(zhì)量的提高。四)項目物業(yè)分公司義務
1、及時提供合適的業(yè)務支持;
2、提供信息支持;
3、提供資金支持。
第四條目標考評
一)項目物業(yè)分公司財務部定期(不定期)監(jiān)控、審計、檢查管理處資金的運作、成本控制情況和其他財務工作。檢查標準、辦法依據(jù)行業(yè)法規(guī)和集團公司的財務規(guī)定;檢查結(jié)果作為績效考評的依據(jù)之一。
二)項目物業(yè)分公司總經(jīng)理負責對管理處主任的績效考評。考評標準辦法依據(jù)項目
物業(yè)分公司績效考評相關標準規(guī)程、制度,日常工作檢查情況和本目標管理責任書。
一)獎勵措施
第五條獎懲條款
1、如果責任目標完成,則管理處主任可按項目物業(yè)分公司的獎金分配方案對員工發(fā)放獎金。
2、超額獎勵:二)懲罰措施
1、如果本責任書所列的三類責任目標不能全部完成,則每不能完成其中一項(不含管理目標第1條款內(nèi)容)指標,扣減項目責任人獎勵措施第1條款中個人應得目標獎金的10%,直至扣除全部獎金,并承擔相應的行政處罰;
2、責任期內(nèi)發(fā)生重大安全責任事故,上級公司將追究管理處主任及相應責任人責任,視情節(jié)扣罰一定比例的獎金,并承擔相應的行政處罰。
第六條目標的調(diào)整
一)若發(fā)生不可抗力致使責任目標無法完成,則本目標管理責任書失效,遺留問題由項目物業(yè)分公司總經(jīng)理辦公會與管理處主任共同協(xié)商處理;
二)責任目標的調(diào)整按《物業(yè)管理手冊》的有關規(guī)定執(zhí)行。
第七條其他
一)本目標管理責任書一式肆份,項目所在公司備案壹份,項目物業(yè)分公司存檔壹份,管理處存檔壹份,管理處主任壹份。
二)未盡事宜由管理處主任同項目物業(yè)分公司總經(jīng)理辦公會協(xié)商解決,補充條款與責任書具有同等效力。
三)在責任期內(nèi)管理處主任違反公司其它制度按相關規(guī)定處理。
四)若責任書簽署人發(fā)生變動,繼任者有責任繼續(xù)履行責任書所規(guī)定事項,并承擔相關責權(quán)。
五)項目物業(yè)分公司總經(jīng)理辦公會對相應目標管理責任書有最終解釋權(quán)。
六)本目標管理責任書期限從 年 月 日起至 年 月 日止,雙方簽字生效。
項目物業(yè)分公司總經(jīng)理:
管理處主任:日期:日期:
